Hinweisgeberschutzgesetz

Datenschutzhinweise für die Hinweisgebermeldestelle über die Plattform Aventini
gemäß Art. 13, 14 DSGVO und § 10 Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)

Wir, die Flexicon AG sind nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinschG) verpflichtet, internen Missständen, insbesondere mit strafrechtlicher Relevanz, nachzugehen und den Schutz von Hinweisgebern sicherzustellen.

Das Gesetz hat zum Ziel, hinweisgebende Personen sowie sie unterstützenden Personen, die Verstöße im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit melden oder missbräuchliche Handlungen oder Unterlassungen aufdecken, vor Repressalien und Benachteiligung zu schützen.

 

Im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben stellen wir unseren Mitarbeitenden eine ausgelagerte interne Meldestelle im Sinne von § 12 HinSchG zur Verfügung. Diese Meldestelle (Software Aventini) verarbeitet im Rahmen geschützter Kommunikation personenbezogene Daten von hinweisgebenden Personen oder Personen, die Gegenstand einer Meldung oder Offenlegung sind. Ferner könnten personenbezogene Daten von sonstigen Personen verarbeitetet werden, die von einer Meldung oder Offenlegung betroffen sind.

Daher informiert die nachfolgende Datenschutzerklärung über unsere Verarbeitung personenbezogener Daten zu Zwecken der Einrichtung und des Betriebs der Meldekanäle sowie im Hinblick auf die Prüfung und Bearbeitung eingehender Hinweise und Meldungen. Zudem wird erläutert, wann, unter welchen Voraussetzungen und durch welche Maßnahmen hinweisgebende Personen bei der Meldung von Verstößen geschützt sind. Diese Datenschutzhinweise sollen Personen, die einen Hinweis abgeben wollen, informieren und dazu ermutigen, Fehlverhalten zu melden.

Wir nutzen zu diesem Zweck die Software Aventini.

 

1. Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Flexicon AG
Gartnischer Weg 139

33790 Halle
Telefon: 05201-87190
E-Mail: info@flexicon.de
Vertreten durch: Gabriele Kison

Zuständige Stelle für die Software Aventini:

HR Crew GmbH

Dammstraße 20

33824 Werther +49 (0) 5203 2039209 meldestelle@hr-crew.de

 

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich an unseren bestellten Datenschutzbeauftragten wenden:

Thomas Floß
Kontakt: 05423/964900; E-Mail: datenschutz@floss-consult.de

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt zur Ermöglichung und Bearbeitung von Meldungen über Rechtsverstöße oder sonstige Missstände im Unternehmen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Dies umfasst insbesondere:

• Entgegennahme und Dokumentation von Hinweisen
• Prüfung der Stichhaltigkeit
• ggf. Einleitung interner Untersuchungen
• Kommunikation mit Hinweisgebern (auch anonym möglich)

 

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

 

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 10 HinSchG (rechtliche Verpflichtung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse – Aufklärung von Rechtsverstößen)
• Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO (Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten im öffentlichen Interesse, sofern relevant)

 

5. Kategorien verarbeiteter Daten

Je nach Inhalt der Meldung können verarbeitet werden:

• • Angaben zur hinweisgebenden Person (freiwillig): Name, Kontaktdaten, Beschäftigungsbezug
  • Angaben zu betroffenen Personen: Name, Funktion, Verhalten im Zusammenhang mit dem gemeldeten Sachverhalt
  • Weitere Daten im Zusammenhang mit dem gemeldeten Vorfall (z. B. Dokumente, Gesprächsnotizen)

Aus diesem Grund bitten wir alle Hinweisgeber darum, die Übermittlung sensibler Informationen, wie die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit sowie Daten über den Gesundheitszustand oder das Sexualleben der eigenen Person oder von der durch den Hinweis betroffenen Person zu unterlassen. Dies gilt, insoweit diese Informationen nicht zwingend zum Verständnis des gemeldeten Sachverhalts und die Bearbeitung der Verstoß-Meldung erforderlich sind.

6. Empfänger der Daten

• • • Interne zuständige Stellen für die Bearbeitung der Hinweise
    • Der technische Plattformbetreiber Aventini GmbH, der im Auftrag handelt (Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO)
    • Bei gesetzlicher Verpflichtung: zuständige Behörden oder Gerichte
    • Externe Berater (z. B. Rechtsanwälte), falls zur Bearbeitung erforderlich

Sowohl mit der ausgelagerten internen Meldestelle als auch dem Softwarenanbieter wurden alle erforderlichen Vereinbarungen zum Datenschutz und zur Geheimhaltung der im Rahmen des Hinweisgebersystems erhaltenen Informationen getroffen.

 

7. Einsatz von Aventini als Softwarelösung

Die Meldestelle wird über die Softwarelösung Aventini Hinweisgebersystem betrieben.
Aventini GmbH, Goethestraße 1, 86356 Neusäß, fungiert als technischer Dienstleister und verarbeitet Ihre Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung der Flexicon AG. Die Server befinden sich in Deutschland. Es erfolgt keine Datenübermittlung in Drittländer.

8. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Aufklärung des gemeldeten Sachverhalts und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Danach werden die Daten anonymisiert oder gelöscht. Die Speicherfrist kann sich aus § 11 HinSchG oder anderen rechtlichen Vorgaben ergeben.

9. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht:

• • • auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
    • auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
    • auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
    • auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
    • auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
    • auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Bitte beachten Sie: Wenn Sie eine anonyme Meldung abgeben, können Ihre Rechte nicht geltend gemacht werden, da keine Zuordnung zu Ihrer Person möglich ist.

10. Vertraulichkeit & Sicherheit

Sowohl der Zugang zur Meldestelle als auch die Kommunikation mit Aventini ist verschlüsselt. Nur autorisierte Personen haben Zugriff auf die Inhalte der Meldung. Es erfolgt keine Rückverfolgung, sofern Sie sich für eine anonyme Meldung entscheiden.

• • 11. Datenweitergabe in ein Drittland

 

Eine Weitergabe oder sonstige Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nicht, es sei denn, dass dies zu Zwecken der Strafverfolgung erforderlich ist. Sofern gesetzliche Bestimmungen oder Anordnungen staatlicher Organe dies erforderlich machen, können personenbezogene Daten an diese herausgegeben werden.

12. Automatische Entscheidungsfindung

Im Rahmen des Hinweisgebersystems findet keine automatisierte Entscheidungsfindung gem. Art. 22 DSGVO statt.